Zmiany w przepisach i obowiązkach dotyczących przedsiębiorców nie zawsze są łatwe do śledzenia. W ostatnim czasie wprowadzono jednak kilka istotnych nowości, które mogą mieć znaczenie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w oparciu o wpis do CEIDG oraz tych, którzy dopiero planują założenie własnej firmy.

Poniżej omawiamy najważniejsze z nich – w sposób uporządkowany i możliwie przystępny.

Nowa klasyfikacja działalności – PKD 2025

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności – PKD 2025, która zastąpiła dotychczasową klasyfikację PKD 2007.

Celem zmian jest dostosowanie systemu klasyfikacji do realiów gospodarczych i technologicznych ostatnich lat. Pojawiły się w niej m. in. kody dla działalności cyfrowych, usług zdalnych czy nowych form handlu elektronicznego.

Nowa klasyfikacja wprowadza nie tylko zmiany w nazewnictwie, ale również w sposobie grupowania działalności gospodarczych. Przedsiębiorcy składający wnioski do CEIDG po 1 stycznia 2025 roku muszą już posługiwać się wyłącznie kodami PKD 2025.

Przewidziano jednak okres przejściowy, który potrwa do 31 grudnia 2026 roku. W tym czasie możliwe jest stosowanie w statystyce, ewidencji oraz rachunkowości zarówno kodów PKD 2007, jak i nowych kodów PKD 2025. Po upływie tego terminu, czyli od 1 stycznia 2027 roku, system automatycznie przeklasyfikuje kody we wpisach przedsiębiorców, którzy nie dokonali zmian.

Warto jednak nie odkładać aktualizacji. W wielu przypadkach jeden stary kod PKD 2007 może odpowiadać kilku nowym kodom PKD 2025, w zależności od szczegółów prowadzonej działalności. Automatyczna zmiana może więc nie oddać w pełni charakteru działalności, co w przyszłości mogłoby powodować nieporozumienia np. przy rozliczeniach, kontrolach lub ubieganiu się o dotacje.

Aby sprawdzić, które kody odpowiadają Twojej działalności, możesz skorzystać z kluczy powiązań PKD 2007–2025 przygotowanych przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). Dokument dostępny jest na stronie biznes. gov. pl w sekcji „Jak wybrać i zmienić kod PKD”.

Zmiana kodu PKD nie wymaga osobnej wizyty w urzędzie – wystarczy złożyć wniosek online przez portal CEIDG.

E-Doręczenia – nowy sposób komunikacji z urzędami

W 2025 roku w życie wchodzą także przepisy dotyczące e-Doręczeń, czyli systemu umożliwiającego elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej z taką samą mocą prawną jak w przypadku tradycyjnego listu poleconego.

E-Doręczenia pozwalają przedsiębiorcy załatwić sprawy urzędowe całkowicie online, bez konieczności wizyty w placówce pocztowej. Wszystkie pisma przesyłane są do skrzynki doręczeń elektronicznych, którą prowadzi tzw. dostawca usług zaufania.

Publicznym dostawcą jest Poczta Polska S.A., która udostępnia darmowe skrzynki dla przedsiębiorców i osób fizycznych. Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego można założyć skrzynkę do e-Doręczeń.

W 2025 roku zmieniły się przepisy dotyczące stosowania systemu doręczeń elektronicznych przez przedsiębiorców. Od 1 lipca 2025 roku każdy przedsiębiorca, który został wpisany do CEIDG przed końcem 2024 roku i dokonuje zmian we wpisie (np. zmiany adresu, nazwiska czy rodzaju działalności, ale także zawieszenia lub wznowienia działalności), ma obowiązek złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, jeśli jeszcze go nie posiada.

Z kolei od 1 października 2026 roku obowiązek posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń obejmie wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od tego, czy dokonują zmian w CEIDG, czy nie.

Aby założyć adres do e-Doręczeń, przedsiębiorca musi mieć działający adres e-mail. Na ten adres zostanie przesłane potwierdzenie utworzenia skrzynki do e-Doręczeń, którą przedsiębiorca będzie musiał aktywować.

Po aktywacji skrzynki wszystkie urzędowe pisma będą trafiały do niej elektronicznie, a potwierdzenie odbioru będzie miało taką samą ważność jak tradycyjny zwrot z listu poleconego.

Więcej informacji o e-Doręczeniach można znaleźć na stronie edoreczenia. gov. pl.

Zmiany dotyczące klasyfikacji PKD oraz usługi e-Doręczenia dla przedsiębiorców wynikają z rozwiązań legislacyjnych.

Zmiana formy opodatkowania

Sprawą, która rokrocznie wywołuje wiele pytań przedsiębiorców, jest kwestia terminu, do którego możliwe jest zgłoszenie zmiany formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca może raz w roku zmienić formę opodatkowania swoich dochodów. Termin na dokonanie takiej zmiany upływa 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.

W praktyce oznacza to, że większość przedsiębiorców ma na to czas do 20 lutego każdego roku.

Wybór formy opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa) ma duży wpływ na wysokość podatku oraz sposób prowadzenia księgowości, dlatego warto każdorazowo przeanalizować go z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.

Zakładanie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy planują rejestrację firmy, muszą przede wszystkim podjąć decyzję, czy wniosek o wpis do systemu CEIDG złożyć samodzielnie online, czy skorzystać z pośrednictwa gminy. Wniosek o rejestrację działalności można złożyć na dwa sposoby:

• Samodzielnie online przez portal biznes. gov. pl – przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu;
• W urzędzie gminy – wypełniając wniosek z pomocą urzędnika. Wnioski można składać w dowolnym urzędzie gminy na terenie całej Polski.

Przygotowując się do wypełnienia wniosku CEIDG-1, osoby planujące rozpoczęcie działalności gospodarczej powinny wcześniej przemyśleć kilka kwestii:

• nazwę firmy (może zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz dodatkowe określenie);
• adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności;
• kody PKD zgodne z nową klasyfikacją;
• formę opodatkowania dochodów;
• status podatnika VAT (czy działalność będzie objęta podatkiem VAT);
• sposób prowadzenia księgowości;
• rachunek bankowy, z którego będą dokonywane rozliczenia.

Samo wypełnienie formularza CEIDG zajmuje około 30 minut.

Od 1 stycznia 2025 roku osoby rejestrujące działalność po raz pierwszy muszą jednocześnie złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Po zarejestrowaniu działalności warto pomyśleć o założeniu firmowego konta bankowego, który pozwoli na bezpieczne rozliczenia z kontrahentami i urzędami. W praktyce jest ono niezbędne – szczególnie ze względu na tzw. białą listę podatników VAT i wymóg formy bezgotówkowej dla płatności powyżej 15 tys. zł. Dodatkowo rachunek firmowy pozwala korzystać z mechanizmu split payment w rozliczeniach VAT.

Ulga na start

W okresie korzystania z Ulgi na start przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Ulga na start jest adresowana do przedsiębiorcy, który:

• jest osobą fizyczną, czyli prowadzi działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółki cywilnej;
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie, po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia;
• nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracował na etacie i wykonywał czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności.

Ulga zwalnia przez sześć pełnych miesięcy od rozpoczęcia działalności z płacenia składek:

• na ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe;
• na Fundusz Pracy;
• na Fundusz Solidarnościowy.

Ulga na start nie dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego. To oznacza, że przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować się do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać co miesiąc składkę zdrowotną. W okresie korzystania z Ulgi na start ma także prawo zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS członków swojej rodziny.

Wsparcie dla przedsiębiorców

Powiatowy Urząd Pracy w Rawie Mazowieckiej oferuje różne formy wsparcia finansowego i organizacyjnego dla lokalnych przedsiębiorców. Do najczęściej wykorzystywanych należą:

• refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy;
• organizacja prac interwencyjnych – zwrot pracodawcy części kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne;
• dofinansowanie wynagrodzeń osób bezrobotnych;
• możliwość przyjęcia stażysty;
• dofinansowanie szkoleń dla pracowników, pracodawców i przedsiębiorców w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Z pomocy mogą korzystać również osoby bezrobotne, które planują rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej. Te osoby mogą otrzymać środki na podjęcie działalności gospodarczej, w tym na pokrycie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa związanych z podjęciem działalności gospodarczej. Wysokość dotacji może sięgać nawet sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Nabory wniosków odbywają się cyklicznie, w zależności od dostępnych środków Funduszu Pracy.

Szczegółowych informacji udziela Powiatowy Urząd Pracy w Rawie Mazowieckiej.

Gdzie szukać informacji i pomocy

Informacje odnośnie do rejestracji i prowadzenia firmy są dostępne na portalu biznes. gov. pl. W razie pytań i wątpliwości związanych z tą tematyką można skorzystać z usług Centrum pomocy Biznes. gov. pl lub zwrócić się do dowolnej gminy w Polsce.

• w Centrum pomocy Biznes. gov. pl. dostępna jest infolinia pod numerem telefonu 801 055 088 lub 22 765 67 32, Live Chat z konsultantem lub kontakt przez formularz kontaktowy;
• w urzędzie miasta Rawa Mazowiecka obsługa interesantów składających wnioski do CEIDG odbywa się w Biurze Strategii i Przedsiębiorczości, w budynku Jatek Miejskich przy ulicy Mickiewicza 11 (wejście od ulicy Mickiewicza) w godzinach pracy urzędu.

Wnioski do CEIDG można składać samodzielnie lub za pośrednictwem gminy. Wnioski online składa się za pośrednictwem portalu biznes. gov. pl wykorzystując profil zaufany lub e-dowód.

Nie ma obowiązku posiadania podpisu kwalifikowanego, choć w niektórych branżach (np. przy przetargach publicznych) może być on wymagany. Wnioski wysyłane za pośrednictwem gminy można składać w dowolnym urzędzie gminy w Polsce.

Zmiany w przepisach to naturalny element rozwoju gospodarki. Warto jednak śledzić je na bieżąco i dostosowywać do nich swoje działania, by uniknąć problemów formalnych. Większość nowych obowiązków – w tym aktualizacja kodów PKD czy zakładanie e-Doręczeń – można zrealizować online, w prosty i szybki sposób.

Jeśli interesują Państwa również inne zagadnienia z zakresu prowadzenia działalności w oparciu o wpis do CEIDG, prosimy o kontakt na adres email urzędu miasta: um@rawamazowiecka.pl.

*Materiał powstał przy współpracy z Urzędem Miasta Rawa Mazowiecka