Czym jest Krajowy System e-Faktur? Najprościej mówiąc, jest to ogólnopolski program informatyczny, stworzony przez Ministerstwo Finansów. Z jego pomocą można nie tylko wystawiać, lecz także odbierać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. Stanowi jedno z istotniejszych narzędzi cyfryzacji podatków w Polsce, które ma na celu uprościć obieg dokumentacji i poprawić ściągalność podatków oraz automatyzację rozliczeń. Korzystając z KSEF uzyskujemy większe bezpieczeństwo i możemy uporządkować procesy fakturowania. Jednakże aby w pełni wykorzystywać potencjał tego systemu, należy posiadać odpowiedni program do fakturowania z KSeF. Kogo nie dotyczy Krajowy System e-Faktur? Czym charakteryzuje się ten system?

Program do fakturowania z KSeF

Odpowiedni program do fakturowania KSeF pozwala z powodzeniem korzystać z licznych funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur. Dobrym wyborem dla przedsiębiorców jest wFirma, czyli rozwiązanie oferujące pełną integrację z KSeF i ułatwienie codziennej pracy. Kluczowymi funkcjami integracji wFirma z KSeF są:

• Import faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur
• Bezpośrednia wysyłka faktur sprzedaży do KSeG
• Pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio z systemu wFirma

Przedsiębiorcy już teraz mogą zdecydować się na wdrożenie takiego programu w swojej firmie, tak aby korzystać z wielu udogodnień.

Kogo nie dotyczy Krajowy System e-Faktur?

Istnieje pewna grupa podmiotów, które nie będą miały obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Kogo nie dotyczy KSeF? Przepisy wskazują, że podatnicy będą zobowiązani od 2026 roku korzystać z tego systemu, jednak nie dotyczy to:

• Podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski
• Podatników korzystających z procedur szczególnych w procedurze nieunijnej dotyczącej niektórych usług
• Podatników wystawiających faktury na rzecz nabywcy towary będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Wskazano jednak, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. W tym zakresie warto na bieżąco obserwować wszelkie zmiany w przepisach prawnych i się do nich odpowiednio ustosunkować.

KSeF – sankcje

A jak wygląda sprawa dotycząca KSeF sankcje? Ministerstwo Finansów zapowiedziało zmiany w harmonogramie wdrażania KSeF, gdyż rok 2026 upłynie bez kar za niedopatrzenia i błędy. Obowiązek korzystania z systemu zaistnieje już za kilka miesięcy, jednak póki co możemy być spokojni, gdyż pierwszy rok będzie czasem przejściowym. Od 1 lutego 2026 z Krajowego Systemu e-Faktur będą musiały korzystać podmioty z rocznym obrotem powyżej 200 mln złotych, a od 1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy. Eksperci uważają, że harmonogram wdrożenia takiego rozwiązania jest ambitny, zwłaszcza że struktura logiczna KSeF 2.0 zostanie opublikowana w czerwcu, zakończenie procesu legislacyjnego zaplanowana na lipiec, a pierwsze testy API ruszą we wrześniu. Testowa aplikacja dla firm będzie dostępna prawdopodobnie pod koniec listopada. Tak napięty harmonogram sprawił, że MF postanowiło nie nakładać kar w pierwszym roku użytkowania KSeF. Ten czas stanie się czasem edukacji, testowaniem systemu i przygotowaniem firmy na zmiany. Jest to świetna informacja dla biur rachunkowych, które dodatkowo będą musiały wspierać swoich klientów w przejściu na Krajowy System e-Faktur.

Od 2027 sankcje mają obowiązywać za uchybienia dotyczące opóźnienia przesyłania dokumentów do systemu, wystawiania faktur w programie niespełniających wymogów KSeF i braku zgodności ze schematem faktury. Pamiętajmy także o tym, że wystawienie faktury poza KSeF traktowane będzie jako poważne naruszenie przepisów! Jakie działania warto wdrożyć w swojej firmie już teraz? Przede wszystkim powinniśmy zweryfikować oprogramowanie, skontaktować się z dostawcą oprogramowania w celu poznania harmonogramu aktualizacji, przeprowadzić ewentualną migrację systemu i wdrożyć działania edukacyjne (konsultacje, mailingi i webinary przygotowujące na zmiany).

Artykuł sponsorowany